Algemene voorwaarden

Even vooraf

Wij zorgen dat de afspraken van ondernemers kloppen. Dan moeten onze eigen afspraken dat natuurlijk ook doen.

Daarom lees je hier in gewone taal wat je van ons mag verwachten, wat wij van jou nodig hebben en wat er geldt als we samenwerken.

1. Wie zijn wij?

Naam: ContractifAI

E-mail: hallo@contractifai.nl

Website: www.contractifai.nl

2. Wat bedoelen we met bepaalde woorden?

Een paar woorden komen vaker terug. Dit bedoelen we ermee:

1. Wij, ons of ContractifAI: ContractifAI, zoals genoemd in artikel 1.
2. Jij of opdrachtgever: de persoon of onderneming die onze diensten afneemt of met ons een overeenkomst sluit.
3. Consument: een natuurlijk persoon die niet handelt voor een beroep of bedrijf.
4. Ondernemer: een natuurlijk persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
5. Diensten: alles wat wij voor jou doen of maken. Bijvoorbeeld het beoordelen, opstellen, verbeteren of actualiseren van contracten, algemene voorwaarden, juridische documenten, adviezen, beoordelingen, overzichten of rapporten.
6. Opdracht: de specifieke dienst die jij bij ons afneemt en de afspraken die daarbij horen, zoals het doel, de omschrijving en de prijs.
7. Overeenkomst: de afspraken tussen jou en ons over onze diensten. Bijvoorbeeld via onze website, per e-mail, in een offerte of in een opdrachtbevestiging.
8. AI-tooling: software of systemen die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie en die wij kunnen inzetten om ons werkproces te ondersteunen.
9. Schriftelijk: per e-mail, via onze website, via een digitaal platform of per post.
10. Derde: iedereen die geen partij is bij de overeenkomst tussen jou en ons.
11. Werkdag: maandag tot en met vrijdag, behalve officiële feestdagen in Nederland.

3. Wanneer gelden deze voorwaarden?

Onze diensten zijn bedoeld voor ondernemers. Deze voorwaarden gelden voor al onze aanbiedingen, offertes, diensten en overeenkomsten. Ook voor vervolgopdrachten en aanvullende opdrachten, tenzij we samen schriftelijk iets anders afspreken.

Heb je eigen algemene voorwaarden? Die gelden niet, tenzij we daar schriftelijk en uitdrukkelijk mee instemmen.

Spreken we in een offerte, opdrachtbevestiging of andere schriftelijke afspraak iets af dat afwijkt van deze voorwaarden? Dan gaat die specifieke afspraak vóór.

Blijkt een bepaling ongeldig? Dan blijven de andere bepalingen gewoon gelden. De ongeldige bepaling vervangen we door een bepaling die zoveel mogelijk hetzelfde doel heeft.

4. Ons aanbod

Je wilt vooraf weten wat je koopt, wat het kost en wat je kunt verwachten. Daarom omschrijven we onze diensten zo duidelijk mogelijk.

Is een aanbod tijdelijk geldig of zitten er voorwaarden aan? Dan staat dat bij het aanbod.

Staat er een duidelijke vergissing in een aanbod, zoals een kennelijke fout in een prijs of omschrijving? Dan hoeven we ons daar niet aan te houden.

Bestel je een dienst via onze website of accepteer je ons aanbod digitaal? Dan bevestigen we dat ook digitaal.

5. Hoe komt onze overeenkomst tot stand?

Onze overeenkomst ontstaat zodra jij ons aanbod accepteert en voldoet aan de voorwaarden die daarbij horen. Bijvoorbeeld via onze website, per e-mail of door een schriftelijke akkoordverklaring.

We mogen een opdracht weigeren of de start uitstellen als we daar een goede reden voor hebben. Bijvoorbeeld als we onvoldoende informatie hebben, als betaling uitblijft of als we verwachten dat we de opdracht niet zorgvuldig kunnen uitvoeren.

6. Wat doen wij voor jou?

We helpen je met contracten en algemene voorwaarden. Afhankelijk van de dienst die je kiest, gaat het bijvoorbeeld om:

• contracten en algemene voorwaarden opstellen;
• contracten en algemene voorwaarden beoordelen;
• praktisch juridisch advies geven.

7. Hoe gebruiken wij AI?

Efficiënt door AI. Betrouwbaar door mensen. Zo werken we.

We kunnen AI-tooling gebruiken om sneller te analyseren, structureren, vergelijken, samenvatten of concepten op te stellen. AI-tooling ondersteunt ons werkproces, maar vervangt onze juridische beoordeling niet.

De inhoudelijke keuzes maken mensen met juridische kennis. AI-output kan fouten, onvolledigheden of onnauwkeurigheden bevatten. Daarom gebruiken we AI-tooling als hulpmiddel en niet als zelfstandig juridisch adviseur.

Gebruiken we externe software, databanken, registers, cloudoplossingen of AI-tooling? Dan doen we dat zorgvuldig.

8. Wat hebben wij van jou nodig?

Goed werk leveren doen we samen. Jij zorgt ervoor dat:

• wij alle informatie krijgen die relevant is voor de opdracht;
• die informatie juist, volledig en actueel is;
• je op tijd reageert op onze vragen;
• je duidelijk aangeeft wat je doel is, wat belangrijk voor je is en welke risico's je wel of niet wilt nemen;
• je ons laat weten als er deadlines, onderhandelingen of andere omstandigheden zijn die van belang zijn voor de opdracht.

9. Waarvoor mag je onze documenten en adviezen gebruiken?

Wat we maken, is voor jou en voor de opdracht waarvoor je ContractifAI hebt ingeschakeld.

Je mag een document of advies gebruiken voor het doel waarvoor het is gemaakt. Je mag het bijvoorbeeld delen met een wederpartij, investeerder, financier, accountant of adviseur, als dat logisch is voor de opdracht.

Zonder onze schriftelijke toestemming mag je een document of advies niet:

• doorverkopen;
• openbaar maken;
• gebruiken als commerciële template voor anderen;
• opnemen in een databank of modelbibliotheek;
• gebruiken om een concurrerende dienst te bouwen;
• gebruiken voor een andere transactie, wederpartij of situatie dan waarvoor het is gemaakt.

10. Vaste prijs en meerwerk

Je wilt vooraf weten waar je aan toe bent. Daarom werken we zoveel mogelijk met vaste prijzen.

De vaste prijs geldt voor de dienst zoals die in het aanbod of de opdrachtbevestiging staat. Werk dat daarbuiten valt, is meerwerk. Meerwerk kan bijvoorbeeld ontstaan als:

• je meer of andere diensten wilt dan afgesproken;
• je extra documenten wilt laten beoordelen of opstellen;
• je meer revisierondes wilt dan inbegrepen;
• nieuwe informatie of wijzigingen van een derde extra werk nodig maken;
• je aanvullende besprekingen, toelichtingen of onderhandelingen wilt.

11. Prijzen

Alle prijzen zijn in euro's en exclusief btw, tenzij we duidelijk iets anders vermelden.

Een korting, actie of prijsafspraak geldt alleen voor de opdracht waarvoor die is afgesproken. Niet automatisch voor nieuwe of vervolgopdrachten.

Bij een samengestelde aanbieding hoeven we niet een deel van de opdracht uit te voeren tegen een evenredig deel van de totaalprijs, tenzij we daarmee instemmen.

12. Betaling

Je betaalt onze facturen binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij we schriftelijk iets anders afspreken.

Betaal je niet op tijd? Dan krijg je eerst een herinnering. Betaal je daarna nog steeds niet binnen de gestelde termijn? Dan ben je in verzuim en mogen we wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen. Zolang je een factuur niet volledig hebt betaald, mag je het bijbehorende document of advies niet gebruiken, ook niet als je het al hebt ontvangen.

Is er sprake van faillissement, surseance van betaling, liquidatie, beslaglegging, schuldsanering of een vergelijkbare situatie? Dan zijn al onze openstaande vorderingen direct opeisbaar.

Betalingen gebruiken we eerst voor kosten en rente, en daarna voor de oudste openstaande facturen. Ook als jij bij de betaling iets anders vermeldt.

13. Niet tevreden? Laat het weten

We willen dat je tevreden bent over onze diensten. Klopt er iets niet aan een document of advies? Laat het ons dan zo snel mogelijk weten.

Is er bij oplevering duidelijk iets mis, bijvoorbeeld omdat je het verkeerde document ontvangt? Meld dat dan binnen 3 werkdagen.

Andere klachten meld je binnen 3 maanden nadat je het probleem hebt ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken.

Meld je een klacht te laat? Dan mogen we ervan uitgaan dat onze dienst voldoet aan de overeenkomst.

Meld je een klacht op tijd? Dan krijgen we de kans om het probleem op te lossen. Daarvoor krijgen we in ieder geval 2 weken, tenzij de aard van de klacht om een snellere oplossing vraagt.

Een klacht schort je betalingsverplichting niet op, tenzij we schriftelijk iets anders afspreken.

Een beroep op de tevredenheidsgarantie uit artikel 14 is iets anders dan een klacht over een gebrek in onze dienst.

14. Onze garantie

Op onze website kunnen we een tevredenheidsgarantie aanbieden. Geldt die voor jouw dienst? Dan staat dat bij het aanbod of op de pagina van die dienst.

Geldt de garantie en ben je niet tevreden? Dan zoeken we het liefst samen naar een oplossing, bijvoorbeeld een toelichting, een aanpassing of herstel. Wil je dat niet? Dan geldt de garantie onvoorwaardelijk.

Houdt de garantie in dat je niets betaalt als je niet tevreden bent? Dan geldt dat alleen voor de prijs van de betreffende dienst. Niet automatisch voor externe kosten, meerwerk of kosten van derden, tenzij we dat uitdrukkelijk hebben toegezegd.

Betaal je door een beroep op de garantie niets voor de dienst? Dan mag je het document of advies ook niet gebruiken.

Heb je het document of advies al gebruikt voordat je een beroep deed op de garantie? Dan kunnen we de garantie beperken tot een deel van de prijs, in verhouding tot dat gebruik.

De garantie verandert niets aan de afspraken over aansprakelijkheid, intellectuele eigendom, vertrouwelijkheid en toegestaan gebruik uit deze voorwaarden.

15. Doorlooptijden

We werken snel. Op onze website kunnen gemiddelde of verwachte doorlooptijden staan, bijvoorbeeld een gemiddelde van enkele werkdagen.

Een genoemde doorlooptijd is een indicatie, tenzij we schriftelijk een harde deadline afspreken.

Reageer je later of lever je informatie te laat aan? Dan kan de doorlooptijd opschuiven.

16. Intellectuele eigendom

Onze kennis, werkwijze en materialen blijven van ons. Denk aan formats, modellen, templates, prompts, software, documentstructuren, checklists en methodieken.

Na betaling mag jij het document of advies gebruiken voor het doel waarvoor het is gemaakt. Je krijgt daarvoor een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht. Jij mag het document of advies dus gebruiken, en wij mogen onze kennis en werkwijze ook voor anderen blijven gebruiken.

Je mag onze materialen niet kopiëren, publiceren, doorverkopen of commercieel hergebruiken buiten het doel waarvoor ze zijn gemaakt, tenzij we daarvoor schriftelijk toestemming geven.

Inzichten en algemene kennis die we tijdens de opdracht opdoen, mogen we opnieuw gebruiken. Vertrouwelijke informatie van jou delen we daarbij niet.

Lever jij teksten, logo's, handelsnamen, data, documenten of andere materialen aan? Dan garandeer je dat we die mogen gebruiken voor de opdracht. Je vrijwaart ons voor aanspraken van derden die stellen dat dit niet zo is.

17. Vertrouwelijkheid

Wij gaan vertrouwelijk om met jouw informatie. Jij gaat vertrouwelijk om met die van ons.

Informatie is vertrouwelijk als dat erbij staat, als iemand dat zegt of als je redelijkerwijs begrijpt dat het vertrouwelijk is.

Je mag vertrouwelijke informatie alleen delen met personen die die informatie nodig hebben voor de opdracht, zoals medewerkers, adviseurs, wederpartijen, investeerders of financiers. Zij moeten er dan ook zorgvuldig mee omgaan.

De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:

• al openbaar was zonder schending van deze voorwaarden;
• rechtmatig van een derde is ontvangen;
• al bekend was zonder geheimhoudingsplicht;
• gedeeld moet worden op grond van de wet, een rechterlijk bevel of een bevoegde autoriteit.

18. Persoonsgegevens

Verwerken we persoonsgegevens? Dan doen we dat zorgvuldig en volgens de AVG.

Soms zijn we verwerkingsverantwoordelijke, soms verwerker. Welke rol we hebben, hangt af van de opdracht en van de manier waarop we de persoonsgegevens gebruiken.

Treden we op als verwerker? Dan verwerken we persoonsgegevens alleen voor de opdracht en volgens jouw redelijke schriftelijke instructies. Deze voorwaarden gelden dan ook als verwerkersafspraken, voor zover artikel 28 AVG dat vereist. Zijn voor een specifieke dienst aanvullende verwerkersafspraken nodig? Dan maken we die apart.

We kunnen persoonsgegevens verwerken van jou, je medewerkers, je klanten, wederpartijen, betrokkenen bij een contract of andere personen die in documenten voorkomen.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.

We mogen subverwerkers inschakelen voor bijvoorbeeld hosting, opslag, communicatie, documentverwerking, beveiliging, administratie en AI-tooling. We blijven verantwoordelijk voor een zorgvuldige keuze van deze partijen.

Ontdekken we een datalek dat relevant is voor jouw persoonsgegevens? Dan informeren we je zo snel mogelijk, met de informatie die redelijkerwijs beschikbaar is.

Heb je hulp nodig bij verzoeken van betrokkenen of andere AVG-verplichtingen? Dan werken we daar redelijkerwijs aan mee. Valt dat buiten de oorspronkelijke opdracht, dan kunnen we de kosten apart in rekening brengen.

19. Digitale communicatie en veiligheid

We werken digitaal. Je stemt ermee in dat we per e-mail, via onze website, via digitale platforms en met digitale bestanden communiceren.

Digitale communicatie brengt risico's mee, zoals vertraging, verlies, onderschepping, manipulatie, virussen, phishing of storingen.

We nemen redelijke maatregelen om veilig te werken. Jij bent zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van je eigen systemen, accounts, wachtwoorden en toegang tot documenten.

Merk je dat er iets misgaat met digitale communicatie of met toegang tot documenten? Laat het ons dan meteen weten.

20. Overmacht

Soms gebeurt er iets waar we geen invloed op hebben. Dan kunnen we tijdelijk niet of niet op tijd leveren.

Voorbeelden van overmacht zijn storingen bij leveranciers, stroomstoringen, cyberaanvallen, ransomware, langdurige IT-storingen, problemen met cloud- of AI-diensten, brand, extreme weersomstandigheden, ziekte, stakingen, pandemieën, overheidsmaatregelen of storingen in software of apparatuur die we gebruiken.

Bij overmacht mogen we onze verplichtingen uitstellen zolang de overmacht duurt.

Duurt de overmacht langer dan 30 dagen? Dan mogen jij en wij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk beëindigen. We betalen in dat geval geen schadevergoeding voor de gevolgen van de overmacht. Werk dat al is uitgevoerd, mogen we wel factureren.

21. Aansprakelijkheid

We werken zorgvuldig. Toch kan er iets misgaan.

Zijn we aansprakelijk? Dan is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat jij voor de betreffende dienst aan ons hebt betaald of nog moet betalen, exclusief btw.

Bij een doorlopende opdracht is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat jij in de 6 maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ons hebt betaald, exclusief btw.

Hebben we voor de betreffende schade een aansprakelijkheidsverzekering en keert die verzekering uit? Dan verandert dat niets aan de aansprakelijkheidslimiet in dit artikel, tenzij we schriftelijk anders afspreken.

We zijn alleen aansprakelijk voor directe schade. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, winstderving, gemiste besparingen, gemiste kansen, reputatieschade, dataverlies, bedrijfsstagnatie of schade door aanspraken van derden.

We zijn ook niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat:

• jij onjuiste, onvolledige of te late informatie geeft;
• jij niet of te laat reageert;
• jij een document of advies gebruikt buiten het doel waarvoor het is gemaakt;
• jij of een derde wijzigingen aanbrengt in een document of advies;
• jij een commerciële of juridische beslissing neemt naar aanleiding van onze diensten;
• software, databanken, registers, communicatiemiddelen, cloudoplossingen of AI-tooling van derden niet goed werken;
• een derde die we zorgvuldig hebben gekozen tekortschiet.

22. Vrijwaring

Je vrijwaart ons voor aanspraken van derden die verband houden met:

• informatie, documenten of materialen die jij aanlevert;
• instructies die jij geeft;
• gebruik van een document of advies buiten het doel waarvoor het is gemaakt;
• schending van rechten van derden;
• schending van privacywetgeving door jou;
• beslissingen die jij of een derde neemt op basis van onze diensten.

23. Opzegging en beëindiging

Jij en wij mogen de overeenkomst schriftelijk opzeggen, tenzij we schriftelijk iets anders hebben afgesproken.

Eindigt de overeenkomst voordat we klaar zijn? Dan mogen we het werk factureren dat al is verricht en de kosten die al zijn gemaakt.

We mogen de overeenkomst direct beëindigen of onze werkzaamheden opschorten als:

• jij je verplichtingen niet, niet goed of niet op tijd nakomt;
• er sprake is van faillissement, surseance van betaling, liquidatie, beslaglegging, schuldsanering of een vergelijkbare situatie;
• we goede reden hebben om te twijfelen of je je verplichtingen kunt nakomen.

24. Geen verrekening of opschorting

Handel je als ondernemer? Dan mag je betalingen niet opschorten of verrekenen met een tegenvordering, tenzij we daar schriftelijk mee instemmen.

Voor consumenten geldt deze bepaling alleen voor zover de wet dat toestaat.

25. Overdracht van rechten en verplichtingen

Je mag je rechten en verplichtingen uit onze overeenkomst niet aan een ander overdragen zonder onze schriftelijke toestemming. Doe je dat toch, dan werkt de overdracht juridisch niet: dit verbod heeft goederenrechtelijke werking zoals bedoeld in artikel 3:83 lid 2 BW.

Wij mogen onze rechten en verplichtingen overdragen aan een groepsmaatschappij of rechtsopvolger, bijvoorbeeld bij fusie, splitsing, verkoop of overdracht van onze onderneming.

26. Rangorde

Spreken documenten elkaar tegen? Dan geldt deze volgorde:

1. de opdrachtbevestiging of offerte;
2. eventuele bijzondere afspraken, zoals verwerkersafspraken;
3. deze algemene voorwaarden;
4. andere bijlagen of documenten.

27. Wijzigingen van deze voorwaarden

We mogen deze voorwaarden wijzigen. We laten je dat minimaal 30 dagen van tevoren weten. De nieuwe voorwaarden gelden vanaf de datum die we daarbij noemen.

Voor lopende overeenkomsten gelden wijzigingen alleen als dat redelijk is of als we dat samen afspreken.

Ben je consument en verandert er iets wezenlijks? Dan mag je de wijziging weigeren of de overeenkomst beëindigen.

28. Wat blijft gelden na afloop?

Sommige afspraken blijven ook gelden als onze overeenkomst is geëindigd. In ieder geval de afspraken over betaling, aansprakelijkheid, intellectuele eigendom, vertrouwelijkheid, persoonsgegevens, vrijwaring, toegestaan gebruik en de afhandeling van geschillen.

29. Nederlands recht en rechter

Op onze overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

Hebben we een geschil? Dan proberen we dat eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan leggen we het voor aan de bevoegde rechter van de rechtbank Gelderland.

Voor consumenten geldt deze keuze voor de rechter alleen voor zover de wet dat toestaat.